Le regole d’oro per migliorare i processi aziendali

Per avere successo nel mondo del lavoro serve un mix di ingredienti difficili da ottenere, ma che una volta conseguito spiana la strada verso un successo sicuro.

Bisogna, innanzitutto, affidarsi ai professionisti e quindi la scelta del personale risulta essere fondamentale in quest’ottica. C’è, poi, bisogno di sposare le nuove tecnologie visto che la digitalizzazione è in grado di migliorare i processi aziendali e quindi di accrescere il nostro business.

Le prime fasi di automazione dei processi non necessariamente implicano l’utilizzo di software. Prima di apportare modifiche, è necessario identificare i processi, ripensare il modo in cui il lavoro viene svolto, e individuare le modalità con cui introdurre l’automazione.

“Automatizzare” non significa necessariamente introdurre dei robot al posto degli individui, ma che alcune lavorazioni manuali vengono svolte, ove possibile, per via elettronica. Identificare i processi, i loro input e output ed i passaggi di lavorazione richiede il coinvolgimento di chi svolge questi compiti.

Ripensare un processo può richiedere di svolgere alcune sessioni di brainstorming con queste persone per individuare punti di forza e di debolezza di ciascuna attività.
Di primaria importanza è l’utilizzo di strumenti di ultima generazione in grado di rispondere alle nostre esigenze in maniera rapida e performante. In questo la tecnologia ha fatto passi da gigante e c’è, dunque, la possibilità di avere successo sposando appieno la digitalizzazione.

Il principale beneficio dell’automazione è che ci permette di risparmiare tempo delegando al sistema l’attuazione di alcuni processi che possono fare a meno dell’intervento umano: liberato da incombenze di questo tipo, il team sarà più efficiente e produttivo e potrà concentrarsi su azioni a più alto valore aggiunto.

Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse. Se ben gestito ogni workflow produttivo ha la sua linea di lavoro, dove sono mostrate progressioni e notifiche in modo che ognuno sappia cosa deve fare, quando e se incorrono variazioni.

Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.
Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità.

Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output. Sebbene si tratta di una situazione che dovrebbe essere assolutamente normale in un’azienda che funziona, l’automazione richiede massima consapevolezza e trasparenza, oltre che una buona pianificazione a monte, pianificazione che può anch’essa essere agevolata dal software stesso.

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