Nell’epoca digitale sono stati molti gli stravolgimenti che hanno riguardato gesti e attività legate a doppio filo alla nostra routine, soprattutto per quanto concerne la sottoscrizione di accordi e contratti.
Che cosa avviene? Diversamente dal passato, quando si stringevano mani e si sottoscrivevano scritture private, oggi si premono bottoni virtuali e ci si muove tra i vari step da compiere a colpi di clic del mouse.
Un elemento cruciale come la firma dei documenti è stato al centro di assolute rivoluzioni, non a caso sempre più spesso si sente parlare di “firma elettronica” ovvero dello strumento che consente di firmare documenti informatici e quindi non cartacei.
Vediamo allora in che cosa consiste la firma elettronica e come fare per firmare un documento PDF, ovvero il formato di file creato da Adobe per lo scambio di documenti elettronici che risulta essere il più utilizzato al mondo.
Quali sono le sue caratteristiche? È ritenuto sicuro visto che, diversamente da quanto per esempio avviene con i documenti in formato Word, è difficile allegare a un PDF una firma elettronica senza prima provvedere alla sua stampa.
I vantaggi di scegliere il formato PDF
La firma elettronica è un insieme di dati messi in forma elettronica, allegati o connessi ad ulteriori dati elettronici tramite un’associazione logica: questi dati vengono utilizzati come metodo per l’identificazione in ambito informatico. I vantaggi di optare per la firma PDF per quanto concerne la condivisione di informazioni e la stipula di accordi sono molti.
In primis c’è il fatto che tale formato è perfettamente in grado di mantenere inalterata la sua formattazione: indipendentemente dal sistema o dal modo in cui si accede al file, sia il font che le immagini e il layout restano perfettamente coerenti con l’originale. In più, si tratta di un tipo di file che è compatibile con i livelli di protezione di firma elettronica PADES.
Quando si aggiunge una firma elettronica a un documento PDF questa risulta sempre tracciabile oltre che legalmente vincolante e certificata eIDAS.
I vantaggi che si ottengono e il processo di dematerializzazione
Rispetto alla tradizionale firma su carta, la scelta di optare per la firma elettronica consente di ottenere diversi vantaggi. Primo tra tutti la possibilità di ridurre e ottimizzare i tempi tecnici, in più il livello di sicurezza e di protezione dei documenti risulta decisamente più alto rispetto alle formule tradizionali.
Il criterio numero uno da soddisfare per quanto concerne la procedura di apposizione della firma elettronica include più step: l’autenticazione delle parti firmatarie, la prova del consenso oltre al sigillo elettronico a garanzia dell’integrità dei documenti firmati.
Optare per la firma elettronica vuol dire agevolare il processo sempre più attuale di dematerializzazione per quanto riguarda il lavoro delle imprese. Il meccanismo viene completamente digitalizzato, a partire dalla produzione per arrivare alla firma e all’archiviazione della documentazione.
Oltre al tempo si risparmia quindi anche in termini di spazio, ottenendo una maggiore accessibilità ai file e migliorando l’andamento dei processi amministrativi.