Fatture in PDF, gli errori più comuni e come risolverli

I modi per ovviare alla “carta” senza imbattersi in sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate

 
Da anni mi occupo e scrivo di digitalizzazione e dematerializzazione, eppure ancora mi imbatto in aziende italiane che commettono due errori pazzeschi in tema di fatturazione. La colpa non è né dei CFO (Chief Financial Officer), né degli imprenditori o dei loro responsabili amministrativi.

Non è la persona, tu che te ne occupi, insomma, il problema.

La difficoltà si ingenera perché nessuno ti dice le cose come stanno, o quanto meno lo fa in modo semplice, senza rifugiarsi nella solita sbobinatura tecnico-legale. Sia chiaro, quando si parla di conservazione digitale o sostitutiva di fatture contabili e in generale di documenti contabili, è normale che tutto sia governato da normative e da decreti specifici del MEF, come ad esempio il DMEF del 17 Giugno 2014 o le Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate. Ma se non c’è nessuno che le leggi le spieghi in parole comprensibili a chiunque, allora si creano almeno questi due problemi:

Un’azienda ha un’idea di voler liberare il proprio archivio cartaceo o ha intenzione di digitalizzare a norma il proprio processo contabile, ma non sa da dove partire e come fare.
Un’azienda non sa neanche che esiste una normativa o un procedimento per poter dematerializzare gran parte dei documenti presenti in azienda.

Se questi due problemi si presentano anche da te, allora devi sapere che, in questo articolo, ti parlerò come parlerei ad un amico che per la prima volta vuole capire come diavolo sia possibile non solo non stampare più carta, ma come liberarsi di quel maledetto archivio cartaceo o ancora come poter digitalizzare un processo. Bene. Partiamo da un fatto certo: oggi puoi dematerializzare tutti i documenti presenti nella tua azienda. Tutti, non solo alcuni. Proprio tutti. In questo articolo, però, partiamo dalla base: ovvero dalle tue fatture.

Se fatturi, e spero che per te sia una pratica quotidiana, hai di solito un gestionale o qualche processo che prevede di crearti un PDF. Se poi sei strutturato e intendi digitalizzare un processo, potresti anche partire da un ERP o un sistema EDI che, casomai, ti offre anche la possibilità di fare fatture nativamente elettroniche. Se partiamo quindi dal tuo PDF; in realtà quello che fai di solito è:
Fai i PDF e non li stampi mai, al massimo li archivi.
Fai i PDF e li stampi.

Se fai i PDF e applichi il processo di conservazione sostitutiva o digitale a seconda dei casi, mi fa piacere per te. Evidentemente sei un passo davanti alla media delle aziende. Spero, però, che la tua digitalizzazione non sia finita qui, ma che poi tu sia in grado di dematerializzare anche il processo che governa la tua fatturazione sia attiva che passiva, che tra le altre cose è l’elemento più importante.

Ritorniamo, quindi, alle due possibilità. Se non li stampi, devi sapere che non puoi farlo.

Ebbene, quando fai una fattura analogica, perché ricordati che il PDF non firmato digitalmente o che non ha le caratteristiche di integrità, qualità, sicurezza e immodificabilità è comunque un documento analogico, devi ricordarti che per legge la devi sempre stampare. Ed è inutile che pensi che tanto faccio il PDF/A e sono a posto perché non è così.

L’Agenzia delle Entrate se non trova i tuoi PDF stampati, ti sanziona. Oltre alla sanzione, però, esiste anche un problema di spreco. Pensaci, fai tutto il processo digitale e poi stampi? Un modo deve pur esserci per ovviare alla carta. Ed eccoci, allora, al secondo punto.

Senz’altro sei libero di fare quello che vuoi nella tua azienda. Se ti va di sprecare soldi, carta, toner, stampanti, avere processi digitali monchi dove in pratica alla fine stampi, o se vuoi continuare ad avere un’azienda che non ha nulla di digitalizzato, continua pure. Non lamentarti, però, se vedi che la tua azienda non ha un minimo di controllo e non è rivolta verso il futuro.

Cosa dovresti fare quindi?

Ovviamente digitalizzare e dematerializzare i documenti delle tue fatture in PDF e anche dematerializzare il tuo processo. Procediamo per ordine, però. Se pensiamo al tuo PDF delle tue fatture attive, la prima cosa intelligente che dovresti fare è affidarti in outsourcing ad un’azienda che, in qualità di Responsabile del Servizio di Conservazione prende i tuoi PDF e li conserva a norma, come prescritto dalle leggi in vigore. Eviti quindi di stampare sapendo che il PDF va da qualche parte sicura e certificabile e che viene conservato diventando un documento informatico. E hai anche un altro vantaggio: quando l’AGE viene a fare un controllo, può anche non venire da te in azienda ma presso l’outsourcer e in via telematica e veloce. Il funzionario verifica quello che deve, con tutto il supporto che gli serve. Quando c’è un controllo per un nostro cliente, neanche lo avvisiamo che l’AGE ha chiesto qualche documento. Perché disturbarti se si tratta di un controllo formale fatto anche via web con login e password?

Bene, ma non hai risolto del tutto. Perché quello di non stampare è solo uno dei vantaggi, non certo il più importante.

Il più importante è la dematerializzazione del processo che governa la tua fatturazione, che è poi quello che faccio nelle aziende, grazie al mio Metodo Savino. E il Metodo non lo trovi da altre parti.

Non si può copiare, perché consiste nel darti una metodologia appunto che, grazie a 7 regole ben precise, ti permette non solo di risolvere il problema della carta, ma anche di avere un processo completamente digitalizzato.Ad esempio, se pensiamo alla parte di fatturazione, potremmo pensare di reingegnerizzare il processo della gestione delle tue fatture passive per permetterti di non perdere tempo nel registrare ancora a mano o con un timbro le fatture dei tuoi fornitori, ma avere un processo che permetta di gestire anche quei documenti completamente in digitale.

O ancora, fare in modo che il tuo ERP produca documenti informatici nativi e che, anche se privi di firma digitale, abbiano le caratteristiche richiesta dall’Agenzia delle Entrate e dalla normativa. O ancora capire se nel tuo caso sia utile avviare un processo di fatturazione elettronica tramite un HSM che ti firmi massivamente tutte le tue fatture in automatico, mentre sei altrove. O ancora come, grazie alla digitalizzazione, puoi migliorare in modo radicale il lavoro del tuo CFO o del tuo responsabile amministrativo.

E potrei continuare all’infinito.

Cosa devi fare ora? O non fai niente, perché a te non interessa questo argomento, oppure decidi di avere efficienza nei processi e una visione futura della tua azienda.

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