Un ruolo fondamentale per la Continuità Operativa è svolto dal Facility Management, ovvero da quella funzione aziendale che ha il compito di gestire e coordinare tutte le attività indipendenti dal core business dell’azienda come ad esempio le reti di telecomunicazione, la sicurezza aziendale e sul lavoro, la manutenzione degli edifici, delle macchine e/o impianti produttivi, e molto altro ancora
In un mercato che si muove sempre più velocemente, nessuna organizzazione può permettersi di interrompere le proprie attività senza subire conseguenze per la sopravvivenza del proprio business. Tuttavia, molto spesso non si dà il giusto peso all’importanza della continuità operativa in azienda, pensando che riguardi esclusivamente i sistemi IT. In realtà la gestione della continuità operativa va ben oltre l’ambito informatico, includendo nel suo perimetro l’intera organizzazione, in quanto i processi aziendali sono sempre più specializzati e interconnessi. Se l’infrastruttura operativa di supporto fallisce, sia nell’IT, nel personale o nella produzione, le conseguenze possono andare da malfunzionamenti a interruzioni a lungo termine o persino alla perdita di quote di mercato e dell’immagine aziendale.
La Business Continuity (Continuità Operativa) si rivela uno strumento fondamentale per preservare la performance aziendale in casi di eventi che minaccino le funzionalità dei processi a qualunque livello: tecnologico, ma non solo, per esempio un’azione legale, un problema di compliance alle normative, un cambio di sede.
Cosa si intende per Business Continuity?
Si intende la capacità di un’organizzazione di continuare a esercitare il proprio business a fronte di eventi avversi che possono colpirla (Fonte UNI EN ISO 22301).
Si tratta di un modello di gestione complessivo che identifica i pericoli potenziali che minacciano l’azienda e il loro impatto e definisce le strategie di risposta in modo da salvaguardare non solo le attività produttive e l’immagine aziendale, ma anche gli interessi degli stakeholder. Pertanto, la Business Continuity contribuisce ad aumentare la resilienza dell’organizzazione e il miglioramento delle performance aziendali. La creazione di una corretta strategia di Continuità Operativa si basa su una buona e approfondita Valutazione del Rischio (c.d. Risk Assessment), ovvero quel processo combinato di identificazione, analisi e ponderazione del rischio. La fase di analisi comporta l’individuazione dei possibili scenari di interruzione di attività produttiva: eventi connessi al mancato funzionamento di macchine e/o parti di macchine dovuti a guasti; imprevisti atti a compromettere l’operatività dei sistemi (incendi, allagamenti, interruzione nell’erogazione dell’energia elettrica, ecc.); malfunzionamenti dei componenti hardware e software; eventi connessi al funzionamento di macchine che possono configurare violazioni di leggi in ambito sicurezza negli ambienti di lavoro o in ambito ambientale; e altro ancora. Attraverso la Business Impact Analysis si identificano gli impatti operativi e finanziari più critici per il business, che derivano dall’evento indesiderato; dopodiché si procede alla stima del livello di rischio di ogni scenario considerato. Il rischio è frequentemente espresso in termini di combinazione delle conseguenze di un evento e della probabilità associata al suo verificarsi.
Successivamente alla valutazione del rischio, è necessario definire le strategie di continuità operativa più idonee per ciascuno scenario individuato (Business Continuity Plan), ovvero le misure tecniche e organizzative da adottare per garantire la continuità operativa o comunque riprendere le attività interrotte in un arco di tempo accettabile. Certi eventi sono inevitabili (eventi naturali, guasti agli impianti, incendi, ecc..) ma i danni possono essere ridotti da un’organizzazione più resiliente con una gestione efficiente dei rischi e un buon piano di continuità operativa. Un’azienda è resiliente quando è in grado di continuare le attività in corso o di ritornare rapidamente ad una condizione di stabilità dopo un incidente o in presenza di situazioni sgradevoli.
Le strategie di Business Continuity dovrebbero definire gli approcci per implementare la necessaria resilienza aziendale in modo da mettere in atto i principi di prevenzione, rilevamento, risposta e ripristino dagli incidenti; quali ad esempio l’applicazione del principio della ridondanza, una corretta gestione delle scorte di magazzino, adeguate procedure di controllo e manutenzione, e non solo. Al fine di implementare un efficace sistema di Business Continuity Management, le organizzazioni possono fare riferimento ad una specifica serie di norme ISO, in particolare alla ISO 22301 “Societal security, Business continuity management systems, Requirements”. Si tratta di uno standard, riconosciuto a livello internazionale, che indica come pianificare e mettere in atto un efficiente piano di business continuity. Un ruolo fondamentale per la Continuità Operativa è svolto dal Facility Management (letteralmente “gestione delle strutture”), ovvero da quella funzione aziendale che ha il compito di gestire e coordinare tutte le attività indipendenti dal core business dell’azienda (es. le reti di telecomunicazione, la sicurezza aziendale e sul lavoro, la manutenzione degli edifici, delle macchine e/o impianti produttivi, ecc.).
La struttura dove ogni giorno svolgiamo il nostro lavoro è molto più di un semplice edificio: è un insieme di ambienti, impianti e sistemi che devono permettere continuità operativa e produttiva, nel rispetto della funzionalità, della sicurezza e del comfort, contribuendo a perseguire gli obiettivi dell’azienda. Si tratta di un’attività organizzativa che sempre più spesso le aziende esternalizzano, considerato che il funzionamento e la manutenzione delle strutture di un’organizzazione devono soddisfare e considerare le esigenze, in continua evoluzione, delle parti interessate, rispondendo contemporaneamente alle necessità aziendali di efficacia, sicurezza e sostenibilità.
La Business Continuity è una pratica imprescindibile per un’azienda; è evidente che l’investimento che richiede deve essere fatto in modo strutturato e ben integrato con i processi aziendali, al fine di dotarsi di un efficiente piano di Business Continuity progettato su misura, con cui ridurre al minimo i rischi di interruzione dei processi operativi, trasformando le situazioni avverse in opportunità.