Fondamentale una pianificazione che sia attenta al dettaglio e che sappia come sfruttare concretamente questi momenti, soprattutto in termini di promozione
Gli eventi aziendali sono un’occasione molto importante per farsi conoscere dalla propria nicchia di pubblico e per diffondere tutta una serie di informazioni relative al proprio brand e ai propri servizi. Organizzarli, però, richiede una pianificazione che sia attenta al dettaglio e che sappia come sfruttare concretamente questi momenti, soprattutto in termini di promozione. Ecco spiegato perché qui daremo alcuni suggerimenti per gli specialisti che operano in questo settore.
Organizzare un evento aziendale: la fase esecutiva
Organizzare una convention aziendale significa curare approfonditamente alcuni aspetti: in primo luogo la ricerca della location più adatta, seguita dall’allestimento di ogni singola sala (venue) e dalla spedizione degli inviti. Poi, per predisporre correttamente l’evento, sarà meglio munirsi delle slide che verranno usate dai relatori e successivamente coordinarsi con il team che curerà l’aspetto tecnico audio-video e la regia. Chiaramente conterà anche la preparazione del materiale informativo da consegnare a inizio evento; bisognerà dunque allestire delle cartelle o delle shopper da consegnare a ciascun ospite. Durante la fase di preparazione c’è anche la possibilità di personalizzare questi materiali informativi con il logo dell’organizzatore o dell’azienda sponsor. Per farlo oggi si possono visitare siti come axonprofil.it che consentono persino di ordinare delle borse shopper personalizzate con il logo, avere un materiale personalizzato darà un idea di grande professionalità agli occhi dell’ospite. Poi, mai dimenticarsi di predisporre dei badge, possibilmente nominativi, per gli ospiti e di ingaggiare un servizio di catering professionale per il rinfresco, il pranzo e la pausa caffè.
Organizzare un evento raccontando una storia
Non sono solo gli aspetti meramente pratici a sancire o meno il successo di un evento aziendale: anche l’evoluzione dello stesso, in termini di comunicazione, sarà decisivo. Ciò vuol dire che dovrete pensare all’evento come a un momento per raccontare una storia: la storia dell’azienda vostra cliente. Questo vi aiuterà a tenere alta la concentrazione degli avventori e a solleticare il loro interesse: lo storytelling è dunque una componente basilare da inserire in ogni presentazione, da veicolare all’interno di ogni contenuto esposto. Il consiglio? Prevedere sempre degli eventi a scopo di intrattenimento, legati al settore specifico: i cooking show ad esempio, ma anche delle vere e proprie feste che ruotano intorno ad un tema ben definito.
Imparare a gestire il tempo e gli imprevisti
Il tempo può anche diventare un nemico, per chi si occupa dell’organizzazione di eventi per aziende anche quando abbonda, perché il rischio portato dai tempi morti è notevole. Per evitare di far calare l’attenzione del pubblico, meglio riempire i suddetti organizzando delle attività che siano coinvolgenti e leggere, ma comunque legate al branding dell’azienda cliente: la musica è sempre un ottimo escamotage, così come gli aperitivi. Inoltre, bisogna avere sempre pronto un piano B: ovvero anticipare i possibili imprevisti e pensare a delle soluzioni alternative per risolverli. In entrambi i casi, risulta essere fondamentale la bravura del team: meglio circondarsi di persone che conoscono il proprio lavoro, con esperienza, spirito d’iniziativa e prontezza di riflessi.