È bene sapere che con la registrazione si fornisce alla FDA una serie di informazioni soprattutto di contatto e alcuni dati relativi ai propri stabilimenti. La procedura è completamente gratuita e può essere fatta anche in via telematica
Gli USA, malgrado le minacce di Trump, rimangono un mercato aperto e rappresentano la locomotiva del commercio mondiale. I dati ICE New York parlano di una crescita +7,9% delle esportazioni italiane del settore agroalimentare verso gli USA (dati 2018 su 2017), con possibilità di occupare percentuali di mercato sempre più ampie. Tuttavia, sono diverse le azioni intraprese negli ultimi due decenni a salvaguardia del mercato statunitense che, di fatto, hanno comportato un aumento di burocrazia.
Degne di nota sono:
1. La lotta al terrorismo, che ha generato una politica di sicurezza attuata direttamente sulle merci importate (C-TPAT; Customs – Trade Partnership Against Terrorism) con controlli preventivi e attività direttamente nei porti di sbarco.
2. La protezione dei consumatori, che ha visto il proliferarsi di numerose legislazioni, tra cui la legge americana di modernizzazione alla sicurezza alimentare «Food Safety Modernization Act (FSMA)» o la “Public Health Security and Bioterrorism Preparedness and Response Act” che sin dal 2002 introduceva novità per gli esportatori di prodotti alimentari verso gli Stai Uniti. In particolar modo il Titolo III ha previsto tra le altre cose:
1. La REGISTRAZIONE (“Registration”) obbligatoria presso il FDA di tutti gli stabilimenti in cui vengono prodotti, trasformati o stoccati prodotti alimentari destinati al mercato statunitense per il consumo da parte di uomini o animali;
2. La NOTIFICA ANTICIPATA (“Prior Notice”) al FDA di ogni spedizione di prodotti alimentari destinati al mercato statunitense per il consumo da parte di uomini o animali. In quest’articolo si vuole fornire alle aziende del settore dell’agroalimentare, indicazioni su come adempiere alla Registrazione al FDA del proprio stabilimento “facility” e richiedere con pochi passaggi il “FFR number”, numero che le aziende esportatrici negli USA sono tenute a inserire nelle fatture e nei documenti di comunicazione.
È bene sapere che con la registrazione si fornisce alla FDA una serie di informazioni soprattutto di contatto e alcuni dati relativi ai propri stabilimenti. La procedura è totalmente gratuita anche se un po’ laboriosa, ma viene fatta una sola volta e, come vedremo alla fine dell’articolo, anche per via telematica.
Perché registrare lo stabilimento alla FDA?
È obbligatorio registrare ogni stabilimento con cui il cibo destinato all’esportazione verso gli Stati Uniti sia venuto in contatto. Sono compresi gli stabilimenti che producono, trasformano, sintetizzano, preparano, trattano, modificano o manipolano gli alimenti come il tagliare, sbucciare, lavare, imbottigliare o impacchettare (dato che sono tutti processi di trasformazione). Dovranno essere registrati anche quegli stabilimenti che si occupano dello stoccaggio dei prodotti (i silos e i serbatoi per prodotti liquidi). Le aziende con più stabilimenti dislocati in più punti e che producono alimenti destinati agli USA sono tenute a registrare tutti gli stabilimenti. Non hanno bisogno di registrazione multipla invece le aziende con più edifici situati in un’unica località e aventi indirizzo unico a meno che ogni edificio non produca prodotti diversi.
È dispensata dalla registrazione dello stabilimento quell’azienda che – nonostante produca, trasformi, confezioni e manipoli alimenti – li invii, prima dell’esportazione verso gli Stati Uniti, a un secondo stabilimento per ulteriori trasformazioni, per il confezionamento o per qualsiasi altra manipolazione. In tal caso, solo il secondo stabilimento dovrà essere registrato presso il FDA.
Tuttavia, nel caso in cui tale secondo stabilimento si limiti a una attività marginale (quale la sola etichettatura del prodotto), entrambi gli stabilimenti sono soggetti a registrazione.
La registrazione deve essere presentata obbligatoriamente da proprietari, operatori o agenti responsabili di uno stabilimento. Ognuno dei soggetti sopra elencati ha facoltà di delegare a terzi ad effettuare la procedura di registrazione. In Italia ci sono diversi consulenti o aziende che si occupano della procedura con costi intorno a euro 150 una tantum, più eventualmente altri euro 100 per ogni rinnovo bimestrale.
Importante!
Per l’ottenimento del FFR number, l’FDA richiede che ogni stabilimento debba essere rappresentato negli Stati Uniti da un agente che sia residente o abbia un ufficio in territorio statunitense e che comunque sia ivi presente fisicamente.
L’agente può essere una persona fisica, una associazione o una società. La sua funzione sarà quella dell’intermediario fra il FDA e lo stabilimento, sia per quel che riguarda le comunicazioni di routine, sia per quelle di emergenza. Facilmente troverete in internet aziende con sedi negli USA (anche italiane) che si occupano di svolgere il ruolo di agente ad un costo che varia dai 350 ai 500 euro annui. Ove possibile, suggeriamo di verificare prima con il proprio importatore statunitense la disponibilità a svolgere questo ruolo. Molto probabilmente questi acconsentirà perché questa mansione, specialmente se relativa ad attività spot e/o di export in piccole quantità, non comporta grosse incombenze; inoltre potrebbe essere un modo per verificare se l’importatore ha un reale interesse a facilitarvi il compito per importare i vostri prodotti.
GUIDA PER OTTENERE IL FFR NUMBER.
Il nostro suggerimento è seguire la procedura sul portale FDA collegandosi all’indirizzo Internet che troverete in basso; tuttavia è sempre possibile attuare una registrazione con modalità cartacea.
Maggiori informazioni possono essere reperite su questa pagina.
Questa pagina è ricca di dettagli, guide e tutorial (in lingua inglese) relative a:
Gestione del Food Facility Account
La user guide per la Registrazione FFR online
La guida al rinnovo biennale del FFR
Procedura di cancellazione
L’FDA fornisce un servizio di assistenza in lingua italiana, chiamando al numero 1-877-696-6775, mentre i contatti dell’Help Desk (in lingua inglese), sono: 1-800-216-7331 oppure 240-247-8804; e-mail: furls@fda.gov
Per iniziare con la procedura online accedere alla pagina www.access.fda.gov e cliccare “+ CREATE ACCOUNT” quindi seguire le successive tre fasi: 1. indicare “Yes o No” a seconda dei casi e spuntare “FFR”
2. nella pagina che si sarà aperta andrete ad inserire brevi informazioni (compresa la password che poi utilizzerete tutte le volte che vorrete accedere al sito).
3. al termine, si aprirà una maschera che vi indicherà se la procedura di creazione dell’Account è andata a buon fine. Inoltre riceverete l’ID (un codice alfanumerico) che utilizzerete tutte le volte che bisognerà accedere al sito FDA. Contestualmente vi verrà inviata anche una mail di conferma.
A questo punto ritornerete nella prima schermata https://www.access.fda.gov e questa volta andrete a cliccare su “LOG-IN” per accedere nella pagina dove inserire appunto l’Account ID ricevuto e la password che avrete scelto e flaggare “I understand” quindi procedere con il log in. In questa pagina c’è la sezione “Registration and Listing Programs” / Food dove vedrete già selezionato il quadratino Food Facility Registration, quindi cliccate per entrare nella FFR Home.
Una volta entrati avvierete la vera procedura di registrazione in lingua inglese che consiste in 7 Step divisi in 12 Sezioni da compilare in tutte le loro parti (obbligatorie).
Non dimenticare che nella sezione n. 7 devono essere indicati i dati dell’agente statunitense dello stabilimento; e nella sezione 5 il nome, indirizzo e numero di telefono di un eventuale contatto di emergenza negli Stati Uniti (se diverso dall’agente).
Se a questo punto non avete ancora individuato il vostro agente, vi suggeriamo di provvedere prima di procedere. Una volta ultimata la registrazione ricontrollate e confermate per l’invio.
Passeranno poche ore o al massimo qualche giorno ed il vostro agente riceverà la mail con l’avvenuta registrazione e il FFR number.