Consigli pratici per organizzare un evento aziendale

Saper organizzare un evento aziendale nella maniera giusta, rispettando fedelmente quelle che sono le regole del cerimoniale, non potrà che trasmettere a coloro che parteciperanno un’immagine positiva dell’azienda stessa.

Esistono vari tipi di eventi che un’azienda è chiamata ad organizzare, come ad esempio la presentazione di un prodotto, il lancio sul mercato di un nuovo marchio o ancora un’inaugurazione; in base alla tipologia di evento, bisognerà scegliere la location più adatta: se gli spazi lo permettono, l’evento può essere organizzato all’interno della sede della stessa azienda, in alternativa si può puntare sulle sale congressuali degli hotel.
Nel caso l’evento avesse carattere formale – ad esempio un congresso – bisognerà rispettare le regole di protocollo che riguardano i cerimoniali ufficiali e pubblici.
In questo genere di occasioni, grande importanza riveste la distribuzione dei posti a sedere: se sono presenti varie personalità al tavolo della presidenza, l’ospite più prestigioso andrà collocato alla destra del presidente, mentre alla sua sinistra dovrà sedere il secondo in ordine di importanza e poi a scendere, in entrambi i lati, tutti gli altri. Se invece al tavolo è previsto soltanto il posto per il conduttore, il podio sarà alla sua destra e gli oratori occuperanno le prime file in platea.

Fondamentali sono anche il rispetto dell’etichetta e la cura dei dettagli, a cominciare sin dall’invito all’evento.
È indispensabile allestire uno spazio da dedicare al guardaroba, in modo tale che gli ospiti non siano costretti a tenere per tutta la durata dell’evento soprabiti e cappotti sulle spalliere delle sedie o poggiati sulle gambe.
A seconda del numero degli ospiti si renderà necessaria la presenza di hostess che si occuperanno sia della gestione del guardaroba che dell’accoglienza alla reception degli invitati. Il loro abbigliamento dovrà essere consono all’occasione e il linguaggio misurato e formale.
Per quanto concerne il rinfresco, potrà essere organizzato a metà oppure nelle fasi terminali dell’evento; le pietanze dovranno rispettare sia le esigenze che i gusti degli invitati, soprattutto se fra loro ci sono persone con intolleranze alimentari oppure vegani o vegetariani. Il menù, dunque, dovrà includere cibi adatti a tutti. Nel corso del rinfresco verrà dato spazio al sottofondo musicale, meglio se dal vivo; per ingaggiare la band più consona all’evento si possono consultare i siti specializzati presenti in rete.

 

Infine,non dovranno assolutamente mancare i cartelli indicatori, che dovranno essere precisi e chiari e disposti nei punti di maggior passaggio, in maniera tale che siano visibili a chiunque. Nella reception dovranno essere presenti una piccola pianta della sala, che illustri le uscite di sicurezza, i bagni e l’area destinata al ristoro, insieme alle brochure sulle quali sono riportati il programma, gli orari dell’evento e i nomi dei vari oratori.

Naturalmente tutti questi accorgimenti rischiano di risultare inutili senza un’adeguata promozione, perciò se non si ha l’esperienza necessaria da questo punto di vista è consigliato rivolgersi ad un’agenzia esterna che si occuperà di promuovere l’evento sui canali tradizionali e digitali (sito web, motori di ricerca e social network).

 

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