Con l’arrivo dell’obbligo della fattura elettronica abbiamo assistito ad un netto cambio di tendenza che ci ha portato verso una realtà più digitalizzata e tecnologica.
Questa realtà ha coinvolto tutti gli aspetti lavorativi della vita d’ufficio, tra cui la conservazione sostitutiva delle fatture. La conservazione sostitutiva avviene attraverso software per la conservazione sostitutiva della fattura elettronica e prevede, dunque, la conservazione elettronica di un documento. In questo modo, come dettato dalla legge, il documento acquisisce valore legale. Ma non è tutto: con l’archiviazione elettronica delle fatture ci sono molti vantaggi sia in termini di semplicità di archiviazione fatture, di trasferimento e di consultazione delle stesse.
Il file
Iniziamo col dire che con la conservazione elettronica il file deve avere alcune caratteristiche specifiche. Innanzitutto, il formato dovrà essere in XML in modo da contenere al suo interno tutti i dati in maniera strutturata. Il formato appena citato assicura che il file sia integro ed allo stesso tempo ne certifica la data e l’ora di emissione della fattura.
Per la validità del file occorre che questo sia firmato digitalmente. Ci sono, inoltre, altri dati da rispettare come il numero della fattura, il numero di Partita IVA del destinatario e del mittente. Questo file così formato andrà a far parte di un lotto che sarà in grado di assicurare l’ordine cronologico delle fatture. Questo favorirà la ricerca di una data fattura in qualsiasi momento.
Il file, in ogni caso, dovrà essere integro per soddisfare i criteri del legislatore, così come dovranno essere integri i riferimenti temporali e l’unicità del soggetto che l’ha emessa. Quando il file avrà risposto a tutte queste esigenze potrà essere conservato. L’archiviazione delle fatture elettroniche deve avvenire entro 15 giorni dalla data di emissione del file e queste devono essere conservate per almeno dieci anni a partire dal termine dell’esercizio.
La conservazione
Per conservare al meglio le proprie fatture elettroniche è fondamentale affidarsi solo ed esclusivamente a quei soggetti che sono stati accreditati in qualità di conservatori. Sul web esistono molti software per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, è bene quindi informarsi su quelle che sono le peculiarità in base alle proprie esigenze.
Uno dei vantaggi di tali software è che la conservazione della fattura elettronica può realizzarsi automaticamente, senza che siano richieste specifiche competenze tecniche da parte dell’utilizzatore. Uno dei vantaggi più interessanti nell’utilizzo della conservazione della fattura elettronica è la possibilità di proteggere i propri documenti in maniera semplice ed efficace.
I vari programmi di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono stati studiati e realizzati con un supporto in grado di difendere i vari file dagli attacchi hacker e dalle varie minacce presenti sulla rete. In più con la fattura elettronica, e con la conservazione della stessa, si ha un netto risparmio in termini ecologici in quanto si dice addio al consumo della carta. Questo porta inevitabilmente ad un risparmio anche in termini di spazio all’interno del nostro ufficio. Insomma, una vera manna dal cielo per le nostre aziende.